Inköpskoordinator till program T5 PBI+

Swedavia söker nu en Inköpskoordinator till Stockholm Arlanda Airport. Uppdraget är en viktig del av Swedavias omfattande utveckling av Terminal 5 och innebär ett nära samarbete med programkoordinator, projektledare och projektcontroller inom flera parallella projekt. Rollen är programövergripande och har fokus på att säkerställa effektiva beställnings- och inköpsprocesser samt en kvalitetssäkrad hantering av fakturor, avrop och ekonomiadministration. Genom ett strukturerat arbetssätt bidrar inköpskoordinatorn till god ekonomisk uppföljning, hög administrativ kvalitet och ett väl fungerande stöd till programmets olika projekt. Om uppdraget Programmet befinner sig i en intensiv utvecklingsfas med flera stora delprojekt som pågår parallellt, vilket ställer höga krav på struktur, samordning och effektiv administrativ hantering.

Som konsult får en viktig och stödjande roll i en komplex projektorganisation där du arbetar nära programkoordinator, projektledare och projektcontroller. Rollen har fokus på att säkerställa en väl fungerande beställningsprocess genom hantering av fakturor, avrop och inköpsunderlag samt uppföljning av konsultkostnader. Du bidrar till en hög kvalitet i den ekonomiska administrationen och skapar goda förutsättningar för programmets fortsatta utveckling. Uppdraget utförs i en erfaren och välfungerande projektorganisation med ett öppet samarbetsklimat och ett starkt fokus på kvalitet, service och leverans.

I rollen ansvarar du för att:

• Hantera programmets fakturaflöde, inklusive kontering och säkerställande av korrekt attestflöde.
• Kontrollera, komplettera och bifoga fakturaunderlag, såsom dagböcker och övrig dokumentation.
• Vara referensperson för inkommande fakturor och säkerställa att de hanteras enligt programmets ekonomistruktur.
• Följa upp att projektledare granskar och godkänner fakturor och tillhörande underlag i rätt tid.
• Hantera inköps- och avropsunderlag i enlighet med gällande rutiner och processer.
• Följa upp upparbetade kostnader kopplade till konsultavrop och säkerställa korrekt ekonomisk uppföljning.
• Sammanställa inköpsrapporter och bidra med en samlad överblick över programmets konsultinköp.
• Ge administrativt stöd till programkoordinator, projektledare och projektcontroller i frågor kopplade till inköp och ekonomi.
• Bidra till struktur, kvalitet och ett effektivt administrativt arbetssätt inom programmet.
• Arbeta i Microsoft Office samt, vid behov, i affärssystem såsom IFS.

Arbetet utförs huvudsakligen på Stockholm Arlanda Airport och kräver närvaro på plats cirka 80 % av arbetstiden. Uppdraget inleds med en omfattning om cirka 50 % under hösten 2026 och förväntas därefter övergå till heltid. Uppdraget pågår till och med 2028-09-30 med möjlighet till förlängning.

Om dig För att lyckas i uppdraget ser vi att du har:

• Minst 5 års administrativ erfarenhet, exempelvis som ekonomiassistent eller administratör.
• Tidigare erfarenhet av fakturahantering och avropshantering.
• God vana av att arbeta med ekonomiadministration och administrativa processer.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft Office, framför allt Excel, Word och Outlook.
• Erfarenhet av affärs- och/eller projektsystem är meriterande. Erfarenhet av IFS är särskilt meriterande.
• God kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska.
• Förmåga att arbeta självständigt, strukturerat och med stor noggrannhet.
• Ett serviceinriktat arbetssätt samt god samarbetsförmåga i en projektorienterad organisation.

Personliga egenskaper

• Självgående och ansvarstagande med förmåga att driva sina arbetsuppgifter framåt.
• Strukturerad och noggrann med ett öga för detaljer och hög kvalitet i det administrativa arbetet.
• Serviceinriktad och engagerad med ett professionellt bemötande.
• Tydlig i sin kommunikation och har god samarbetsförmåga.
• En positiv lagspelare som trivs med att arbeta nära kollegor och bidra till ett gott arbetsklimat.
• Flexibel och lösningsorienterad med förmåga att hantera flera arbetsuppgifter parallellt.

Kontakt Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen? Kontakta ansvarig rekryterare: aziza.mehho@adecco.se eller ring 010-173 73 00. Frågor om registrering? Kontakta info@adecco.se. OBS! Ansökningar tas inte emot via e-post.

Välkommen med din ansökan!